Archive for the 'Uncategorized' Category

Allowances and Fringe benefits: Part 1

really-need-auto-insurance

Travel allowance as opposed to the right of use of a business vehicle: What is the difference?

The Income Tax Act defines a travel allowance as an allowance and the right of use of a motor vehicle as a taxable fringe benefit. Although these two terms, allowance and fringe benefit, are closely related, their treatment for tax purposes differs.

Travel allowance

A travel allowance is normally paid to an employee to compensate the employee for the use of his/her own vehicle in the execution of his/her duties (e.g. a sales representative who has to visit clients to market an employer’s products). This allowance is usually calculated according to the distance that the employee will travel in the execution of his/her duties, the value of the employer’s vehicle, and also the maintenance costs and fuel usage of the vehicle. This can be either a fixed amount or a compensatory allowance based on the distance (tariff per kilometre) that the person has travelled.

The employer is obliged to calculate employee tax on 80% of the travel allowance paid to the employee, unless he is convinced that the employee has travelled more than 80% of the total distance for business purposes, in which case employee tax needs to be calculated on only 20% of the travel allowance.

The employee may, in turn, when submitting his/her personal tax return, claim a deduction against the travel allowance received for the portion of business kilometres travelled during the year. This deduction is calculated by apportioning the actual cost of the vehicle (wear and tear, fuel and maintenance) between the business and private kilometres, or by applying the cost scale of the South African Revenue Service (SARS), whichever is the most advantageous.

Right of use of a motor vehicle

As distinct from a travel allowance, the right of use of a motor vehicle occurs when a motor vehicle belonging to the employer is allocated to an employee to use either for private purposes or for private and business purposes. This is an example of a fringe benefit that is not paid in cash but has tax consequences for the employee in the sense that the employee is taxed on the private portion of the use of the motor vehicle. Employee tax is thus calculated monthly on 80% of the cash equivalent of the right of use, or on 20% thereof if the employer is convinced that more than 80% of the distance travelled was for business purposes.

The value placed on the private use of a motor vehicle is 3.5% (or 3.25% if the vehicle is subject to a maintenance plan), of the ‘determined value’ of the vehicle for each month or part of a month during which the employee was entitled to use the vehicle.[1] The determined value of a motor vehicle is generally calculated to be the cash value of the vehicle at the time of purchase (excluding financing costs). It should be noted that the determined value includes VAT on the vehicle. There is, however, a reduction if the employee is given the use of a vehicle owned by the employer, that was not previously allocated to someone. This reduction in value is calculated at 15% of the determined value per annum according to the reducing balance method, for each completed year during which the vehicle was not allocated to an employee.

The cash equivalent (the 3.5% or 3.25%) can also be reduced by the amount that the employee contributes with regard to the use of the vehicle, excluding license, maintenance and fuel costs. (For example: The determined value of a motor vehicle without a maintenance plan is R114 000, inclusive of VAT. The employer expects the employee to contribute R1 500 for the use of the vehicle. Thus the monthly cash equivalent of the fringe benefit is R2 490 [(R114 000 x 3.5%) – R1 500]).

An employee who has the right of use of a motor vehicle is also entitled, when submitting his/her income tax return, to claim a deduction for business kilometres travelled during the year. The deduction is calculated by multiplying the cash equivalent of the benefit with the business kilometres and dividing by the total kilometres. (For example: The taxable benefit for the year amounted to R50 000, business kilometres were 12 500 and the total kilometres amounted to 18 000. Thus the deduction that may be claimed is R34 722.22 [R50 000 x 12 500km ÷ 18 000km]).

Which of the two methods is the most advantageous from a tax point of view?

This is, unfortunately, a difficult question to answer because it depends on several factors, viz.:

  • The value of the vehicle;
  • The total distance travelled;
  • The ratio between private kilometres  an business kilometres;
  • Who receives the travel allowance / right of use;
  • To what degree the employer contributes towards the fuel, maintenance and insurance of the vehicle;
  • If the vehicle is a delivery vehicle, in which instance VAT may be claimed.

Therefore, each case must be considered individually to ascertain the most beneficial choice for both the employer and the employee. You are welcome to contact Jaco van Straaten at jaco@asl.co.za or at 021 840 1600 should you require further information regarding allowances and fringe benefits. 

Important to remember

  • The distance between a taxpayer’s home and place of work is regarded by SARS as private kilometres and cannot be claimed as a deduction against a travel allowance or reduction in the right of use.
  • If an employee wishes to deduct business kilometres for tax purposes, full records must be kept in the form of a logbook with particulars of business trips and the odometer reading of the vehicle.
  • Supporting documentation should be kept of fuel and maintenance expenditure since this could be more beneficial than using SARS’s cost scale.
  • Where the employee has the right of use of more than one vehicle, further considerations and tax implications, which are not discussed in this article, apply. Please contact us for more information in this regard.        

[1] Silke: South African Income Tax 2013 (LexisNexis)

 

Advertisements

Toelaes en Byvoordele: Deel 1

really-need-auto-insuranceReistoelae teenoor die reg op gebruik van ’n besigheidsvoertuig: Wat is die verskil?

Die Inkomstebelastingwet definieer ʼn reistoelae as ʼn toelae, en die reg  van gebruik van ‘n motorvoertuig as ‘n belasbare byvoordeel. Alhoewel hierdie terme, toelae en byvoordeel, nou verwant is, is die belastinghantering van elk verskillend.

Reistoelae

‘n Reistoelae word normaalweg aan ‘n werknemer betaal om die werknemer te kompenseer vir die gebruik van sy/haar eie voertuig in die uitvoering van sy/haar pligte (bv. ‘n verkoopsverteenwoordiger wat kliënte moet besoek om ‘n werkgewer se produkte te bemark). Hierdie toelae word gewoonlik bereken volgens die afstand wat die werknemer in die uitvoering van sy/haar pligte sal reis, die waarde van die werknemer se voertuig en ook die onderhoudskoste en brandstofverbruik van die voertuig. Dit kan óf ‘n vasgestelde bedrag óf ‘n vergoedende toelaag wees wat gebaseer word op die afstand (tarief per kilometer) wat die persoon afgelê het.

Die werkgewer is verplig om werknemersbelasting te bereken op 80% van die reistoelae wat aan die werknemer betaal word tensy hy oortuig is dat die werknemer meer as 80% van die totale afstand vir besigheidsdoeleindes afgelê het, in welke geval die werknemersbelasting op slegs 20% van die reistoelae bereken hoef te word.

Die werknemer kan op sy/haar beurt, met die indiening van sy/haar persoonlike belastingopgawe ‘n aftrekking eis teen die reistoelaag ontvang vir die gedeelte van besigheidskilometers in die loop van die jaar afgelê. Die aftrekking word bereken deur die werklike koste van die voertuig (slytasie, brandstof en onderhoud) proporsioneel toe te deel tussen die besigheids- en privaatkilometers, of deur die Suid-Afrikaanse Inkomstediens (“SAID”) se kosteskaal toe te pas, welke die voordeligste is.

Die reg  van gebruik van ‘n motorvoertuig

Anders as ‘n reistoelaag vind die reg  van gebruik van ‘n motorvoertuig plaas wanneer ‘n motorvoertuig wat aan die werkgewer behoort aan die werknemer toegeken word vir sy/haar gebruik, hetsy vir privaatdoeleindes of vir privaat- en besigheidsdoeleindes. Hierdie is ‘n voorbeeld van ‘n byvoordeel wat nie in kontant uitbetaal word nie maar wat belastinggevolge vir die werknemer inhou in die sin dat die werknemer belas word op die privaatgedeelte van die gebruik van die voertuig. Werknemersbelasting word dus maandeliks bereken op 80% van die kontantekwivalent van die reg van gebruik of op 20% daarvan indien die werkgewer oortuig is dat meer as 80% van die afstand wat met die motor afgelê is, vir besigheidsdoeleindes was.

Die waarde wat op die privaatgebruik van ‘n motorvoertuig geplaas word is 3.5% (of 3.25% indien die motorvoertuig onderworpe is aan ‘n onderhoudsplan) van die ‘vasgestelde waarde’ van die voertuig vir elke maand of gedeelte van ‘n maand waartydens die werknemer geregtig was om die voertuig te gebruik.[1] Die vasgestelde waarde van ‘n voertuig word algemeen bereken as die kontantwaarde by aankoop van die voertuig (uitgesluit finansieringskoste). Daar moet op gelet word dat die vasgestelde waarde BTW op die voertuig insluit. Daar is wel ‘n vermindering indien die werknemer die gebruiksreg verkry van ‘n voertuig wat deur die werkgewer besit word maar nie voorheen aan iemand toegeken was nie. Hierdie waardevermindering word bereken op 15% van die vasgestelde bedrag per jaar volgens die verminderendesaldo-metode vir elke voltooide jaar wat die voertuig nie aan ‘n werknemer toegeken was nie.

Die kontantekwivalent (die 3.5% of 3.25%) kan ook verminder word met die bedrag wat die werknemer bydra ten opsigte van die gebruik van die voertuig, uitgesluit lisensie-, onderhouds- en brandstofkostes. (Byvoorbeeld: Die vasgestelde waarde van ‘n voertuig sonder ‘n onderhoudsplan beloop R114 000, BTW ingesluit. Die werkgewer vereis van die werknemer om R1 500 per maand by te dra vir gebruik van die voertuig. Dus is die maandelikse kontantekwivalent van die byvoordeel R2 490 [(R114 000 x 3.5%) – R1 500]).

‘n Werknemer wat die reg van gebruik van ‘n motorvoertuig geniet is ook geregtig om met die indiening van sy/haar belastingopgawe ‘n aftrekking te eis ten opsigte van die besigheidskilometers wat gedurende die jaar afgelê is. Die aftrekking word bereken deur die kontantekwivalent van die byvoordeel te vermenigvuldig met die besigheidskilometers en te deel deur die totale kilometers. (Byvoorbeeld: Die belasbare byvoordeel vir die jaar het R50 000 beloop, die besigheidskilometers was 12 500 en die totale kilometers gereis was 18 000. Dus is die aftrekking wat geëis kan word R34 722.22 [R50 000 x 12 500km ÷ 18 000km]).

Watter een van die twee metodes is die voordeligste uit ‘n belastingoogpunt?

Dit is ongelukkig ‘n baie moeilike vraag om te beantwoord aangesien dit afhang van verskeie faktore, nl.:

  • Die waarde van die voertuig;
  • Die totale afstand afgelê;
  • Die verhouding tussen privaat- en besigheidskilometers;
  • Wie die reistoelaag ontvang / reg van gebruik geniet;
  • In watter mate die werkgewer ‘n bydrae maak tot brandstof, onderhoud en versekering van die voertuig; en
  • Of die voertuig ‘n afleweringsvoertuig is in welke geval BTW geëis kan word.

Daarom moet elke geval individueel oorweeg word om die gunstigste keuse vir sowel die werkgewer as die werknemer vas te stel. U is welkom om vir Jaco van Straaten by jaco@asl.co.za of by 021 840 1600 te kontak vir verdere besonderhede in verband met toelaes en byvoordele.

Belangrik om te onthou

  • Die afstand tussen ‘n belastingpligte se woning en werksplek word deur die SAID as privaatkilometers beskou en kan nie as aftrekking teen ‘n reistoelaag of ‘n vermindering in die reg van gebruik, geëis word nie.
  • Vir ‘n werknemer om besigheidsritte vir belasting te kan aftrek moet volledige rekords in die vorm van ‘n logboek met besonderhede van  besigheidsritte en die odometerlesing van die voertuig, bygehou word.
  • Stawende dokumentasie van brandstof- en onderhoudsuitgawes moet gehou word aangesien dit moontlik meer voordelig kan wees as om die kosteskaal van die SAID te gebruik.
  • Waar die werknemer die reg van gebruik van meer as een voertuig geniet is daar verdere oorwegings en belastingimplikasies wat nie in hierdie artikel bespreek is nie. Kontak ons gerus vir meer inligting hieroor.

[1] Silke: Suid-Afrikaanse Inkomstebelasting 2013 (LexisNexis)

ASL se 15de verjaardag-personeelfunksie

ASL het op 1 Augustus sy 15de bestaansjaar gevier en ons personeel het op 2 Augustus hierdie geleentheid volgens tipiese ASL-tradisie gevier: gesellig, hartlik en ontspanne.

ASL 01

Vroeg die oggend het al die personeel mekaar ontmoet by by die House of JC le Roux buite Stellenbosch. Na ons aankoms en die gepaardgaande verwelkomingsdrankie is ons na die lesinglokaal waar Mnr. Jannie Mouton van PSG ons met ‘n kort toespraak verras het. Hy het ons ‘n terugblik gegee op sy lewensreis en was ook nie suinig met die uitdeel van lewensfilosofiëe en beleggingsadvies nie. En wie gaan nie luister as die legendariese Jannie Mouton raad uitdeel nie? Vir ons was daar baie te leer en nadat ons almal na hom geluister het, het ons besef dit is nie verkeerd om groot te droom nie. Na die toespraak het ons beweeg na ‘n vonkelwyn- en nougatproe. Dis alombekend dat ‘n JC le Roux-vonkelwyn altyd heerlik is maar in kombinasie met die onweerstaanbare nougat en turkish delight wat saam met dit bedien is, was dit voortreflik.

Daarna is ons na Middelvlei vir ‘n boere-middagete, spesiaal op kole en met ‘n rooster voorberei. Vir ‘n ekstra bederf het die weer perfek saamgespeel en kon ons buite in die heerlike wintersonnetjie sit en die landelike omgewing met sy groen grasvelde en koeie wat wei, geniet. Hier is die lekker kuier en gesels wat al vroeër die oggend by die House of JC le Roux begin het, voortgesit. Wie ook al van mening is dat ‘n ouditeur soms maar vervelig en oninteressant is, het beslis nog nie ‘n ASL-partytjie bygewoon nie! Belastingsperdatums en finansiële jaareindes is vir hierdie dag met groot sukses uit die gedagtegang en woordeskat verban. Die saamkuier is uitgerek tot lank na middagete, almal traag om die lekker dag tot ‘n einde te bring.

ASL se eerste 15 jaar is afgesluit met ‘n dag van gesels, saamkuier en sonskyn. Ons glo die volgende 15 gaan met net soveel “sonskyn” en seëninge gevul wees as die afgelope 15 jaar!

ASL_Nuusbrief

IMG_2842

ASL 04

ASL 08

ASL 09

ASL 23

ASL 41

ASL 18

ASL 16

ASL 14

ASL 15

Ekonomiese tsunami vereis vindingrykheid

Die omvang van die finansiële krisis waarin die wêreld gedompel is, is vinnig besig om ook vir Suid-Afrikaners ’n werklikheid te word. Dit is voorwaar nie net nog ’n ekonomiese insinking nie; dit is ’n tsunami van angswekkende afmetings.

Die nadraai is dít: Gordel intrek en vasmaak gaan hopeloos ontreikend wees. Op sigself sal dit doodgewoon net nie genoeg wees om die situasie te beredder en op vaste grond te kom nie. Die voorvereistes vir ekonomiese oorlewing, om nie eens te praat van groei nie, is oneindig meer ingewikkeld en veeleisend. By Aucamp Scholtz Lubbe glo ons dat dié voorvereistes ons noop om onder meer die volgende te doen:

  • om krities te dink, soos nog nooit tevore nie
  • om vreesloos te ontleed, soos nog nooit tevore nie
  • om vernuwende strategieë te bedink, soos nog nooit tevore nie
  • om verstandig te beplan, soos nog nooit tevore nie
  • om ywerig te spaar, soos nog nooit tevore nie
  • om versigtig te bestee, soos nog nooit tevore nie
  • om beslissend te handel, soos nog nooit tevore nie

Dít beskou ons as onmisbare elemente van enige ware en doegerigte poging tot ekonomiese oorlewing en, hopelik, hernieude groei.

Hierdie oortuiging word, ten diepste, bevestig deur ons bevordering van die kundige, ervare en toegewyde jong rekenmeester, Christa Mouton, tot maatskappydirekteur met ingang van 1 Maart vanjaar, asook ons aanstelling van ’n groep talentvolle en geesdriftige jong graduandi vroeër vanjaar.

Ons is oortuig dat hulle ons onderneming betekenisvol sal versterk.

Economic tsunami calls for ingenuity

The magnitude of the monetary crisis that has hit the world, is fast beginning to become a reality among South Africans. Indeed, it is not just another economic slump; it is a tsunami of frightening proportions.

The bottom line is this: Tightening the girdle and buckling up are going to fall hopelessly short. By themselves, such actions simply will not save the day and provide a sure footing. The prerequisites for economic survival, let alone growth, are endlessly more intricate and demanding.  We, at Aucamp Scholtz Lubbe, believe that they compel us, amongst other things:

  • to think critically, like never before
  • to analyse fearlessly, like never before
  • to strategise innovatively, like never before
  • to plan prudently, like never before
  • to save fervently, like never before
  • to spend circumspectfully, like never before
  • to act decisively, like never before.

These are the requirements we regard as indispensable key elements in any real and serious effort for economic survival and, hopefully, renewed growth.

This conviction, in essence, is underscored by our promotion of the knowledgeable, experienced and tireless young chartered accountant, Christa Mouton, to a directorship in our hierarchy as from 1 March this year, as well as our appointment of a band of talented and enthusiastic graduandi earlier this year.

We are convinced that they all will augment our business endeavours significantly.


Follow ASL on Twitter

Enter your email address to follow this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 10 other followers

Advertisements